• Banner EUMETSAT

Przygotowanie oferty

W odpowiedzi na ogłoszenie potencjalny wykonawca składa ofertę konkursową, składającą się z czterech części: pisma przewodniego opatrzonego datą i podpisanego przez osobę upoważnioną, części technicznej, części finansowo-zarządczej oraz z projektu umowy, który jest częścią Ogólnych warunków kontraktowych (General Conditions of Contract).

Część techniczna oferty powinna zawierać:

  1. Początkową analizę celów, wymagań i głównych zadań, uzasadnienie wyboru metod prowadzących do realizacji projektu, niezbędne wymogi technologiczne i określenie działań koniecznych do ich spełnienia, które potwierdzają, że oferent właściwie rozumie zakres tematyczny danego konkursu.
  2. Podział pracy na poszczególne etapy/zadania (Work Breakdown Structure, WBS), które powinny systematycznie i chronologicznie opisywać poszczególne zadania do wykonania, niezbędne do realizacji warunków i założeń technicznych oferty. Do każdego zadania przewidzianego do realizacji w ramach WBS musi zostać dołączony indywidualny opis pracy (Work Package Description, WPD).
  3. Harmonogram prac prezentujący w czasie główne zadania oraz raporty podsumowujące realizację poszczególnych etapów prac, tzw. kamienie milowe (milestones). Należy zwrócić uwagę, aby wszystkie kamienie milowe powiązane z płatnościami cząstkowymi można było w sposób łatwy i oczywisty zidentyfikować.
  4. Potwierdzenie ze strony oferenta (Compliance Statement) o zgodności oferty z technicznymi wymogami opisanymi przez EUMETSAT w specyfikacji i zakresie prac konkretnego postępowania przetargowego. Taki wymóg wynika z Ogólnych warunków przetargowych (General Tender Conditions).

Jeśli oferent przewiduje realizację danego projektu dla EUMETSAT we współpracy z innymi podmiotami w ramach konsorcjum, w ofercie powinien określić proponowany zakres prac podwykonawców i odpowiadający im procentowy udział w całkowitym budżecie oferty konkursowej. Oferta powinna zawierać uzasadnienie wyboru konkretnych podwykonawców i podstawowe informacje o każdym z nich, w tym: dane teleadresowe, zakres kompetencji, doświadczenie przy realizacji zbliżonych projektów oraz specjalistyczne kwalifikacje personelu.

W skład części oferty dotyczącej zarządzania w projekcie wchodzi:

  1. Prezentacja struktury zespołu projektowego (może mieć przygotowana formę schematu organizacyjnego), z uwzględnieniem zakresu czynności i stanowisk służbowych oraz przynależności do odpowiednich działów lub zespołów wszystkich osób zaangażowanych w realizację projektu. Prezentacja powinna także zawierać strukturę kierowniczą danego podmiotu.
  2. Oświadczenie, w którym oferent potwierdza posiadanie odpowiedniego doświadczenia i kompetencji w zakresie związanym z tematyką danego konkursu, z uwzględnieniem krótkiego CV każdej osoby zaangażowanej w projekt.
  3. Oświadczenie oferenta o posiadaniu wystarczających środków i narządzi niezbędnych do realizacji proponowanych w ofercie prac.
  4. Zwięzły schemat zarządzania projektem oraz procedur kontrolnych i raportowania, gwarantujący realizację zadań zgodnie z harmonogramem prac i zgodnie z technicznymi wymogami oraz w ramach proponowanego budżetu.

Najważniejsze aspekty części finansowej oferty są również opisane w Ogólnych warunkach konkursowych. Należy zwrócić szczególną uwagę na następujące zasady:

  1. Wszystkie ceny muszą być wyrażone w euro i być wyrażone jako wartość netto (wolne od podatków i opłat celnych). EUMETSAT jako organizacja międzynarodowa jest zwolniona z podatków, w tym podatku od towarów i usług. Stąd też faktury wystawiane przez wykonawców nie mogą zawierać stawki ani kwoty podatku od towarów i usług.
  2. Oferta finansowa powinna zawierać harmonogram poszczególnych płatności powiązanych z osiągnięciem poszczególnych kamieni milowych (milestones).
  3. W celu zapewnienia przejrzystości podmiot powinien podzielić budżet oferty na poszczególne pozycje kosztowe, m.in.: wynagrodzenia personelu, koszty materiałów, wyjazdy służbowe, udział w szkoleniach, ekspertyzy i analizy zewnętrzne, tłumaczenia dokumentów i wszelkie inne wydatki związane z realizacją zadania. Każda pozycja kosztowa musi być uzasadniona. Budżet każdego zakresu prac (work package) powinien zostać krótko opisany.

W tej części należy przedstawić kalkulację kosztów dostaw wszystkich towarów i usług proponowanych przez oferenta. W tym celu należy wykorzystać formularz zawierający kosztorys (Price Breakdown Form). Uwzględnione w ofercie koszty podróży służbowych należy podać w formularzu (Travel and Subsistence Plan).

  1. Oferent powinien zawrzeć stwierdzenie o zapoznaniu się i zgodności swojej oferty z podstawowymi warunkami umowy, które są opisane w Ogólnych warunkach kontraktowych (General Conditions of Contract).

Więcej informacji na temat ogólnych i szczególnych warunków przetargowych oraz związanych z realizacją kontraktu znajduje się w załączniku poniżej oraz broszurze informacyjnej PAK pt. „Jak zdobyć kontrakt z EUMETSAT”.

Pdf IconPdf Icon
Poradnik PAK „Jak zdobyć kontrakt z EUMETSAT”
Pdf IconPdf Icon
EUMETSAT - User Guide for Registered Users

Używamy plików cookies, aby ułatwić Ci korzystanie z naszego serwisu oraz do celów statystycznych. Jeśli nie blokujesz tych plików, to zgadzasz się na ich użycie oraz zapisanie w pamięci urządzenia. Pamiętaj, że możesz samodzielnie zarządzać cookies, zmieniając ustawienia przeglądarki. Więcej informacji w naszej polityce prywatności.