Klauzula Informacyjna

dotycząca przetwarzania danych osobowych przez Polską Agencję Kosmiczną

Na podstawie art. 13 i art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”) Polska Agencja Kosmiczna przekazuje informacje dotyczące zasad przetwarzania danych osobowych osób reprezentujących Strony Umowy, osób wyznaczonych do kontaktu, osób uczestniczących w realizacji Umowy oraz innych osób, których dane zostały przekazane Administratorowi w związku z zawarciem lub wykonywaniem Umowy.

§ 1. Administrator danych

1. Administratorem danych osobowych jest Polska Agencja Kosmiczna z siedzibą w Gdańsku (80-172), ul. Trzy Lipy 3, utworzona na podstawie ustawy z dnia 26 września 2014 r. o Polskiej Agencji Kosmicznej, zwana dalej „Administratorem”.
2. Z Administratorem można kontaktować się korespondencyjnie na adres jego siedziby, pocztą elektroniczną pod adresem sekretariat@polsa.gov.pl lub telefonicznie pod numerem 22 380 15 50.
3. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych pod adresem iod@polsa.gov.pl albo korespondencyjnie na adres siedziby Administratora z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.

§ 2. Zakres oraz źródło danych

1. Administrator może przetwarzać dane osobowe osób reprezentujących Strony Umowy, pełnomocników, osób wskazanych do kontaktu, pracowników i współpracowników uczestniczących w realizacji Umowy, członków zespołów projektowych oraz innych osób wykonujących czynności związane z realizacją Umowy.
2. Zakres przetwarzanych danych obejmuje w szczególności dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane dotyczące zajmowanego stanowiska, reprezentowanego podmiotu, podpisów, pełnomocnictw, upoważnień, danych zawartych w korespondencji, dokumentacji technicznej, projektowej, finansowej i rozliczeniowej oraz wszelkich innych dokumentach przekazanych Administratorowi w związku z realizacją Umowy.
3. Dane osobowe są pozyskiwane bezpośrednio od osób, których dotyczą, od drugiej Strony Umowy, od pracodawców tych osób, z przekazywanej dokumentacji, pełnomocnictw oraz – w zakresie dopuszczonym przepisami prawa – z rejestrów publicznych, w szczególności CEIDG, KRS oraz REGON.
4. Administrator nie zamierza przetwarzać szczególnych kategorii danych osobowych, chyba że obowiązek taki będzie wynikał z przepisów prawa lub dane zostaną przekazane zgodnie z obowiązującymi przepisami.

§ 3. Cele i podstawy przetwarzania

1. Dane osobowe przetwarzane są w celu przygotowania, zawarcia, wykonywania, monitorowania, nadzorowania, rozliczenia i zakończenia realizacji Umowy, prowadzenia bieżącej współpracy pomiędzy Stronami, prowadzenia korespondencji i dokumentacji związanej z Umową, wykonywania obowiązków wynikających z przepisów prawa, prowadzenia audytów, kontroli i postępowań wyjaśniających, zapewnienia bezpieczeństwa informacji oraz systemów teleinformatycznych Administratora, zarządzania ryzykiem i zgodnością działalności z przepisami prawa, a także ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
2. Administrator przetwarza dane osobowe na podstawie:
   a) art. 6 ust. 1 lit. b RODO – w przypadku osób będących stronami Umowy;
   b) art. 6 ust. 1 lit. c RODO – w zakresie niezbędnym do wykonania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, wynikających w szczególności z przepisów dotyczących finansów publicznych, rachunkowości, archiwizacji, zamówień publicznych, dostępu do informacji publicznej, odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych oraz innych powszechnie obowiązujących przepisów prawa;
   c) art. 6 ust. 1 lit. e RODO – w zakresie wykonywania przez Administratora zadań realizowanych w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej, wynikających z ustawy o Polskiej Agencji Kosmicznej oraz innych przepisów prawa;
   d) art. 6 ust. 1 lit. f RODO – wobec osób reprezentujących kontrahenta, osób wyznaczonych do kontaktu oraz innych osób uczestniczących w realizacji Umowy, w celu zapewnienia prawidłowej współpracy, prowadzenia komunikacji, ochrony mienia i informacji, zapewnienia bezpieczeństwa organizacyjnego, zapobiegania nadużyciom oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

§ 4. Odbiorcy danych

1. Dane osobowe mogą zostać udostępnione wyłącznie podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa lub zawartych umów, w szczególności ministrowi sprawującemu nadzór nad Administratorem, organom administracji publicznej, sądom, prokuraturze, organom ścigania, Najwyższej Izbie Kontroli, Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych, Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych, organom Krajowej Administracji Skarbowej, instytucjom finansującym projekty oraz innym podmiotom prowadzącym czynności kontrolne lub audytowe.
2. Odbiorcami danych mogą być również podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi niezbędne do realizacji jego zadań, w szczególności usługi informatyczne, telekomunikacyjne, hostingowe, archiwizacyjne, pocztowe, kurierskie, bankowe, prawne, podatkowe, audytorskie, eksperckie, serwisowe oraz usługi związane z bezpiecznym niszczeniem dokumentacji.
3. Dane są udostępniane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celu wynikającego z przepisów prawa lub zawartych umów.

§ 5. Przekazywanie danych poza EOG

Co do zasady dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych. Jeżeli przekazanie okaże się niezbędne, nastąpi wyłącznie z zachowaniem zasad określonych w rozdziale V RODO.

§ 6. Okres przechowywania danych

1. Dane osobowe będą przetwarzane przez cały okres obowiązywania Umowy oraz przez czas niezbędny do jej rozliczenia, wykonania obowiązków ustawowych oraz dochodzenia lub obrony roszczeń.
2. Po zakończeniu realizacji Umowy dane będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa, w szczególności przepisów o rachunkowości, finansach publicznych, narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, terminów przedawnienia roszczeń określonych w Kodeksie cywilnym oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt obowiązującego u Administratora.
3. Po upływie wymaganych okresów przechowywania dane zostaną usunięte albo przekazane do właściwego archiwum państwowego zgodnie z obowiązującymi przepisami.

§ 7. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, usunięcia danych w przypadkach przewidzianych w art. 17 RODO, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania prowadzonego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e lub f RODO oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
2. Korzystanie z powyższych praw może podlegać ograniczeniom wynikającym z przepisów prawa, jeżeli przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze lub realizacji zadania wykonywanego w interesie publicznym.

§ 8. Obowiązek podania danych

Podanie danych osobowych jest warunkiem zawarcia oraz prawidłowej realizacji Umowy w zakresie wynikającym z przepisów prawa i postanowień Umowy. Niepodanie danych może skutkować niemożnością zawarcia lub wykonania Umowy, prowadzenia wzajemnych rozliczeń, realizacji obowiązków ustawowych lub utrudnieniem bieżącej współpracy pomiędzy Stronami.

§ 9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator nie stosuje wobec osób, których dane dotyczą zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, o którym mowa w art. 22 RODO.

§ 10. Obowiązek informacyjny Stron

1. Każda ze Stron zobowiązuje się do wykonania obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane osobowe przekazuje drugiej Stronie w związku z zawarciem lub realizacją Umowy, zgodnie z art. 13 lub art. 14 RODO.
2. Strony oświadczają, że przekazują wyłącznie dane osobowe niezbędne do realizacji Umowy oraz zobowiązują się do ich przetwarzania zgodnie z przepisami RODO, z zachowaniem zasad legalności, rzetelności, przejrzystości, minimalizacji danych, ograniczenia celu, integralności, poufności oraz rozliczalności.
3. Strona przekazująca dane osobowe oświadcza, że jest uprawniona do ich udostępnienia oraz że spełniła wobec osób, których dane dotyczą, obowiązki informacyjne wynikające z RODO.
4. Niniejsza klauzula nie zastępuje umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Jeżeli w związku z realizacją Umowy jedna ze Stron będzie przetwarzała dane osobowe w imieniu drugiej Strony, przed rozpoczęciem takiego przetwarzania Strony zawrą umowę spełniającą wymagania art. 28 RODO